表の重複行を削除する前に｜同じ商品と同じ明細を区別する

重複行を削除する前に、一行が何を表しているかを確認します。同じ商品コードがあっても、注文、出荷先、日付などが違えば、別の明細として残す必要があるかもしれません。

私が依頼した表計算処理には、同じ対象の候補から価格条件で選ぶものがありました。ただし、その条件をすべての表へ適用できるわけではありません。この記事では、削除してよい重複と、残すべき複数行を分ける考え方を紹介します。

一行の単位を文章にする

「商品表」「注文表」という名前だけでは、一行の意味が決まりません。何の単位で行を持つかを最初に書きます。

この表の一行は、［注文・商品・出荷・候補など］の単位です。
同じ行と判断する項目は、［項目］です。
同じ商品でも残す条件は、［条件］です。

数量をまとめる処理と、候補から一つを選ぶ処理も分けます。どちらを希望するかが曖昧なまま、行を削除させないようにします。

同じコードでも別明細になる例

以下は説明用の架空の表です。

商品Xだけをキーにすると、残す必要がある行まで一つにしてしまう可能性があります。実際の表で必要な識別項目を確認し、組み合わせを決めます。

候補選びと重複削除を分ける

候補表から一つを選ぶ場合は、比較する列と条件が必要です。価格で選ぶなら、比較対象の単位や条件がそろっているかも確認します。空欄や同条件の候補がある場合は、勝手に先頭行を選ばず、扱いを指定します。

表の役割によって必要な処理は異なります。元データを残し、削除や集約の結果を追える形で試します。

除いた行も確認できるようにする

完成した一覧だけでは、どの行が消えたか分かりません。「採用」「除外」「要確認」を分け、除外理由を残す方法があります。

元の行を特定する情報：
採用した候補：
比較した項目：
除外理由：
自動判断できない理由：

処理前後の件数が異なる場合は、減った分の理由を確認します。件数が同じでも内容が正しいとは限らないため、元明細との対応も見ます。

AIに依頼する文例

商品コードが同じという理由だけで行を削除しないでください。一行の単位と同一判定の列を確認し、削除、候補選択、数量集約を区別してください。判断できない行は残し、除外する場合は理由を別表へ出してください。

全体の照合結果の確認は、未一致・重複・件数の点検で整理できます。在庫を条件にする場合は、手配可能数と不足分の分け方も確認してください。

まとめ

同じ商品が複数行あることと、誤って重複した明細であることは別です。一行の単位と、同一と判断する項目を先に決めます。

削除後の一覧だけを受け取らず、除外理由と元データへの対応を残します。確認できない条件は推測せず、要確認として扱います。