AIで表計算を照合した後の確認方法｜未一致・重複・件数

AIで表計算を照合した後の確認方法｜未一致・重複・件数

AIで表計算を照合した後は、完成した一覧だけでなく「一致した行」「未一致の行」「候補が複数の行」「対象外にした行」を分けて確認します。特に、商品コードの桁や先頭のゼロ、重複候補の選び方、処理前後の件数を見れば、見落としや条件違いに気づきやすくなります。

私は、受注データと商品情報の照合、現在庫を条件にした抽出、取込用データの整形をAIに依頼してきました。作業ごとに、商品コードを文字列として扱うことや、重複候補を価格条件で選ぶこと、在庫がない行を除外することを指定しています。ここでは、実務で指定した条件と、作業後に使える一般的な確認方法を分けて説明します。処理時間や精度の改善幅は測定していないため、数値では示しません。

まず確認するのは「すべての行の行き先」

照合結果を確認するとき、最初に見るのは一致した行だけではありません。入力した明細が、処理後にどこへ入ったかを確認します。

• 一致した行：指定したキーで照合できた
• 未一致の行：相手側の表でキーを見つけられなかった
• 複数候補の行：同じキーが複数あり、選択条件の確認が必要
• 対象外の行：依頼で決めた条件により除外した
• 要確認の行：空欄や矛盾があり、自動で決めないもの

この分類は確認を助けるための例です。実際の業務では、必要な分類や処理結果を先に決めてください。未一致や複数候補を、AIに似た商品名から推測して埋めさせないことも大切です。

商品コードは文字列のまま照合する

実際に照合作業を依頼したときは、商品コードを数値ではなく文字列として扱う条件を指定しました。たとえば先頭がゼロのコードを数値として読み込むと、桁が変わる場合があります。数字だけのコードでも、意味のある識別子なら文字列として保持するかを明記します。

照合後は、次の点を見ます。

• 元データと出力で、先頭のゼロが残っている
• 記号や英字を勝手に削除していない
• 前後の空白を除く処理をした場合、その条件が明示されている
• 商品名が似ているだけの別コードを同一扱いしていない
• 空欄のキーを別の値で自動補完していない

コードの整形を許可する場合も、どの文字をどう変えるかを依頼に書きます。指示がない補正は、確認前の結果に混ざらないようにします。

重複候補は選択条件を確かめる

私が依頼した処理には、候補が複数ある場合に価格条件を使って選ぶ作業がありました。これはその作業で指定したルールで、すべての表に適用できる決まりではありません。

複数候補が出たら、依頼文で指定した列が比較に使われているかを見ます。税や送料、単位、日付などが関係する場合は、どの値を比較対象に含めるかも明確にします。条件が未確定なら、ひとつに決めさせず候補を並べて「要確認」にする方法があります。

同じように、現在庫がない商品を対象外にした経験があります。現在庫だけを見るのか、入荷予定を含めるのかは作業ごとに違うため、処理後に除外一覧と条件を照らし合わせます。

件数と合計は、処理の内容に合わせて確認する

行を集約したり、一つの明細を複数の出力行に分けたりすると、処理前後の行数が同じとは限りません。そのため「件数が一致するか」だけでなく、各行が一致・未一致・対象外・要確認のどこに含まれているかを確認します。

数量を合計する処理なら、対象に含める範囲と合計方法を先に決め、出力結果を比較します。金額の合計を使う場合も、税込・税抜などの前提を明示します。どの数値を比べるべきか判断できないときは、合計を正解と決めつけず、少量の見本で処理内容を確認します。

少量の見本で例外を確認してから全体へ進む

一度に全行を処理する前に、通常の一致例と例外例を含む少量の見本を用意します。最低限、次のケースを確認します。

• 1件だけ一致する行
• 一致候補がない行
• 同じコードが複数ある行
• コードの先頭にゼロがある行
• 必須項目が空欄の行
• 対象外になる条件を含む行

見本の結果を確認してから全体へ広げれば、条件の読み違いに気づいたときに、どこを直すかを絞りやすくなります。元ファイルを残し、結果は別の表に出すよう依頼するのも、作業前後を比べる助けになります。

スマホから使える確認依頼文

次の文面は、確認方法を伝えるための例です。実際の列名や条件に合わせて書き換えてください。匿名の見本を使い、社内情報や個人情報は含めません。

受注表と商品表を、指定した商品コード列で照合してください。コードは文字列として扱い、先頭のゼロや記号を保持してください。
結果を「一致」「未一致」「複数候補」「対象外」「要確認」に分け、判断できない行は推測で補完しないでください。
まず通常例と例外例を含む少量の見本を処理し、各行がどの条件で分類されたかを示してください。確認後に全体を処理します。元データは変更せず、結果は別ファイルに出してください。外部送信や本番取込は行わないでください。

作業を依頼する前に入力・キー・条件・出力を整理する方法は、表計算作業をAIで自動化する前の準備を参照してください。依頼の目的と完了条件を整理するには、AIに作業を任せるときの依頼テンプレートも使えます。

まとめ

AIの照合結果は、完成一覧だけでなく、未一致・複数候補・対象外・要確認の行も確認します。商品コードの桁、選択条件、件数や合計、例外行を少量の見本で確かめ、元データを残してから全体処理へ進みます。

実務で使った条件をそのまま別の業務に当てはめず、照合キーや除外条件は作業ごとに指定してください。自動で判断できない行を見える形にすることが、結果を確認してから使うための基本です。