添付漏れに気づいたときの連絡文｜送る前に対象ファイルを確認する

添付漏れに気づいたら、急いで空の連絡を重ねるより、正しいファイルを付け直してから送るほうが内容を整理できます。ここでは架空の記入例を使い、漏れた資料の特定と再送時の確認をまとめます。

本当に添付漏れかを確かめる

まず送信済みの本文と添付欄を確認します。共有先へのリンクを送る予定だったのか、ファイルを添える予定だったのかでも対応が変わります。相手が開けないことと、添付していないことを同じ原因にしないようにします。

どの連絡の続きかを書く

元の件名、送信日、資料名を短く添えると、相手が関連づけやすくなります。資料名が似ている場合は、内容や対象期間も照合します。必要以上の個人情報や社内名称を件名に出す必要はありません。

連絡文の記入例

［元の件名］の連絡について、［資料名］の添付が漏れていました。申し訳ありません。
本連絡に［対象ファイル］を添付いたします。
［確認してほしい内容があれば記載］。よろしくお願いいたします。

添付した事実を確認してから「添付いたします」と書きます。相手の確認期限を勝手に短縮したり、実際には伝えていない期限を以前からの約束として記載したりしません。

再送前に開いて確かめる

形式の違いで相手が開けない場合もあります。未確認の形式について「必ず開けます」と断定せず、必要なら受け取り方法を確認します。

お詫びと追加依頼を分ける

漏れを謝る一文と、相手に求める作業を別に書きます。単に資料を渡すだけなら、不必要に返信を求める必要はありません。受領確認が必要な場面では、その目的が分かる短い依頼を添えます。

次の確認につなげる

ファイル管理を整える際は名前と対象を対応させる整理が参考になります。依頼文を整えるときは意味を保った言い換えも確認してください

相手から指摘された場合

指摘を受けたら、まず対象の連絡を特定します。添付欄にはファイルがあっても、違う資料を送っていたケースなら「添付漏れ」ではなく「資料の取り違え」です。説明用の例として、確認票の代わりに案内文を添えた場合は、正しい確認票の再送と、誤送した資料の取扱いを別に確認します。
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