承認をお願いする文章｜判断してほしい点と未確定事項を分ける

承認依頼は資料を送ることと、決定を求めることを分けて書きます。相手が何に同意するのか分からない文章では、返答の解釈がずれる可能性があります。以下は架空の記入例です。

決めてほしい範囲を絞る

作業の開始、費用の使用、外部への案内など、判断対象を一つずつ挙げます。資料を閲覧したという返事を、資料内のすべての条件への承認と解釈しません。依頼先にその判断権限があるかも確認します。

選択肢と影響をそろえる

これは整理の例で、実際の候補や承認結果ではありません。費用や工数が不明なら、見積もった数値として埋めず「未確認」とします。

承認依頼の型

［目的］について、［判断対象］の承認をお願いします。
提案は［案］、理由は［確認できた根拠］です。
実施した場合の影響は［確認済みの範囲］です。
［未確定事項］が残っています。［条件］を満たしてから実施する案です。
［返答してほしい形式・希望期限］をお知らせください。

条件付きの依頼なら、その条件を本文から省きません。「問題なければ進めます」という表現を使う場合も、無回答を承認と扱う合意があるかを確認します。

返事の対象を確かめる

「了解しました」だけでは、受領なのか承認なのか曖昧な場合があります。重要な操作は、対象と条件を確認します。別の事項への返答を都合よく流用しないようにします。

実施前の確認

承認された版、範囲、条件、実施する人を記録します。承認後に案が変わった場合は、変更部分も承認範囲に含まれると決めつけません。

条件付きの返答を受けた場合

架空の例として「資料を確認してから進めてよい」という返答なら、無条件の実施承認として扱いません。必要な資料確認が終わったかを記録し、終わっていなければ待機します。依頼した案と違う条件が付いた場合は、その条件を実施する人にも伝わる形で残します。

関連する記録

返答待ちは確認待ちタスクの記録へ、複数作業の前提条件は依存関係の整理へまとめられます。