AIに渡すサンプルデータの作り方｜実名を外して処理条件を残す

AIに表の処理を相談するときは、必要な列と処理条件を再現した見本を作る方法があります。実名を伏せるだけで済ませず、番号、連絡先、自由記述、ファイル名などに識別できる情報が残らないかを確認します。

ここでは、実務の照合・整形を相談するための見本づくりを紹介します。以下は説明用の例であり、実データを加工したものではありません。見本に置き換えたことだけで、情報の安全性が保証されるわけではありません。

処理に必要な列から決める

まず、今回のプログラムや集計で何を判断するかを書きます。関係のない列を丸ごと渡さず、必要な項目と役割を選びます。

本当の連絡先や注文番号を残す必要があるかも確認します。処理仕様の相談だけなら、架空の値へ置き換えられる場合があります。

同じ対象は同じ仮の値にする

照合の検証では、片方の表ともう片方の表の対応が必要です。実際のコードを置き換えるなら、同じ対象には同じ仮の値を使います。

対応関係を崩すと、元の作業で調べたかった条件が検証できません。逆に、実物へ戻せる対応表がある場合は、それ自体も慎重に管理し、見本と一緒に公開しないようにします。

正常な行だけを並べない

見本には、確認したい条件を意図して含めます。空欄、重複候補、対象外の区分など、処理を止めるべき行も用意します。

この行で確認したい条件：
期待する出力先：
自動判断してよい範囲：
確認待ちへ分ける条件：

見本に入れる数量や日付は説明用として作り、実際の成果や在庫を表す数字と混同しないようにします。必要な条件が分からない場合は、先に元の業務ルールを確認します。

共有前に表以外の場所も見る

表のセルだけでなく、シート名、コメント、非表示の列、画像、ファイル名に情報が含まれていないかを確認します。実際のツールやファイル形式に応じて、共有する範囲を見直します。

AIへは「この見本は架空」「この列は照合キー」「この行は例外」と説明します。見本の処理が通ったことは、本番のデータや権限まで確認できたことを意味しません。

依頼文の例

以下は実データを使わない検証用の見本です。列の役割と対応関係を使って処理案を作ってください。一致、未一致、複数候補、対象外の行を分け、各行の結果を説明してください。本番の内容や件数、削減効果は推測しないでください。

処理条件自体の整理は、表計算の自動化前に決める項目で確認できます。出力後の点検には、未一致と重複を確認する方法を使います。

まとめ

検証用の見本は、実際の名前や番号をそのまま残さず、必要な列、対応関係、例外条件を再現して作ります。何を隠すかと、何を検証するかを両方決めます。

見本で動くことを確認した後も、本番への適用条件は別に確認します。実データを共有せずに相談できる範囲を先に整理することが出発点です。