一人で複数の業務を担当していると、忙しさは分かっても、どこから分担すればよいか説明しにくくなります。最初は仕事を作業単位に分け、「判断が必要」「人へ移せる」「定型処理にできる」「担当範囲を確認したい」の四つの観点で整理する方法があります。
私も、これまで相談してきた業務を一覧にし、自分の判断が必要な仕事、他の人へ移せる仕事、AIやプログラムで処理できる仕事、担当範囲を検討したい仕事に分けるよう依頼しました。この記事は、その整理の依頼を出発点にした方法です。実際に移管が完了した、作業時間が減ったという結果は示していません。
業務名よりも「実際にすること」を書く
「商品管理」「請求対応」のような業務名だけでは、判断と定型作業が混ざります。まず、入力を集める、条件を決める、照合する、修正する、承認する、提出する、という動作に分けます。
たとえば以下は説明用の整理例です。実際の社内手順ではありません。
| 業務のまとまり | 作業単位に分けた例 |
|---|---|
| データ作成 | 元資料を集める、列を整える、内容を確認する |
| 更新対応 | 変更点を受け取る、入力する、表示を確かめる |
| 問い合わせ | 内容を分類する、判断する、回答を送る |
「判断する」と「入力する」を分けると、入力だけを人や仕組みへ任せる案も検討できます。複数の作業が一行にある場合は、細かすぎない範囲で分割します。
四つの観点で仮分類する
| 分類 | 確認すること | 次に用意するもの |
|---|---|---|
| 判断が必要 | 自分が決める根拠や裁量は何か | 判断基準、相談先 |
| 人へ移せる | 手順を渡せば別の人が進められるか | 入力例、手順、完了見本 |
| 定型処理にできる | 入力と条件、出力が決まっているか | 処理ルール、例外一覧 |
| 担当範囲の確認 | 誰が責任を持つか合意されているか | 現状の担当と確認事項 |
これは最終決定ではなく、相談するための仮分類です。担当範囲を確認したい仕事を、独断で中止したり、他の人へ移したりする根拠にはしません。
一つの作業に複数の分類が付いても構いません。定型入力は自動化できても、例外の判断は人が残す、といった分け方もできます。
頻度だけで優先順位を決めない
毎日行う作業でも、例外が多く、失敗後の修正が難しい場合があります。反対に月に一度の作業でも、手順と出力が決まっていれば整理を始めやすいことがあります。
優先順位を考えるときは、頻度に加えて次をメモします。
- 手順が文章になっているか
- 入力資料と完成見本があるか
- 例外がどのくらい整理できているか
- 誤りが起きたときに確認・修正できるか
- 引き継ぎ先や確認担当が決まっているか
作業時間の記録がなければ、削減できる時間や割合を作らず「未計測」とします。忙しさの印象と、計測した時間を混ぜないようにします。
スマホのメモから使える棚卸し表
次の項目を一件ずつ埋めれば、最初から大きな表を作る必要はありません。
作業名：
いつ発生するか：
入力となる資料：
自分が判断する部分：
繰り返し入力する部分：
完了したと分かる状態：
例外と確認先：
仮分類：判断／移管／定型処理／担当範囲の確認
次に必要なもの：
数件を書いた段階で、同じ入力や確認を繰り返していないか見直します。最初から全業務を完璧に整理するより、他の人に説明できる一つの作業を選ぶ方法もあります。
AIに渡すときは分類の理由も求める
分類を依頼するときは、未確認の社内権限や担当者をAIに決めさせません。
以下の業務を作業単位に分け、四つの観点で仮分類してください。分類の理由と、移管や自動化の前に足りない情報も書いてください。担当者の権限、削減時間、移管できたという結果は推測しないでください。
依頼の範囲をまとめる方法は、作業の目的と完了条件を伝えるテンプレートでも紹介しています。表計算を定型処理の候補にする場合は、入力・条件・出力を整理する準備項目を確認できます。
まとめ
一人担当の仕事を整理するには、業務名を並べるだけでなく、実際の作業と判断を分けます。四つの観点による分類は、分担や自動化を相談するための下書きとして使います。
私が行ったのは業務の洗い出しと分類の依頼です。整理表を作ったことと、移管や負担軽減が実現したことを分け、次の相談に必要な情報をそろえていきます。
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