個と組を混ぜて集計しない｜数量の単位を確認する表

数量の値だけを集めると、単位の違うものを足してしまうことがあります。「個」「組」「箱」などの単位は、数値とセットで確認します。以下は架空の整理例で、実際の構成や換算率を示すものではありません。

数量の意味をそろえる

注文数、入荷数、内容物の数を区別します。一組に複数の内容物がある場合でも、注文欄が何を数える欄かは別に確認します。写真に写った数を換算率として使わないようにします。

確認表の型

換算条件が分からないなら、変換後の値を作りません。同じ名称でも仕様や時期によって構成が違う可能性があるため、対象を照合します。

加工指示の例

数量と単位を別の列で保持してください。換算は根拠が確認できた対象だけに行い、未確認の対象は元の単位のまま一覧にしてください。換算後の単位と使用した条件も残してください。

この指示では、未確認をゼロや空欄へ消さないことも大切です。処理できなかった対象が分かるようにします。

合計を出すとき

同じ単位か確認してから集計します。異なる単位を並べた一覧を、一つの合計値へまとめないようにします。用途上どうしても共通単位が必要な場合は、換算の根拠と対象範囲を添えます。

処理後の確認

換算前の値、換算条件、結果を対応させて見ます。端数が出た場合に勝手に切り上げたり切り捨てたりしません。合意したルールがないなら確認待ちに戻します。

構成が未確認の対象

架空の例として、一覧には「組」、受け取り先には「個」の欄しかないとします。構成が分からないなら換算を止め、確認待ちの対象として残します。別の似た対象の構成を流用しません。構成が確認できた後も、その換算が内容物の数を求めるものか、手配単位を求めるものかを照合します。

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構成の確認にはセット内容の説明、列の意味の確認には表の加工前の準備が役立ちます。