修正版の資料を再送するときの書き方｜旧版と変更点を区別する

資料を修正して送り直すと、受け取った相手の手元には複数の版が残ります。「こちらが最新です」だけでなく、何を置き換えるのかが分かる連絡にします。以下は提案用の例で、実際の資料名や運用実績ではありません。

修正した範囲を限定する

本文、表、添付資料のどこを変えたかを確認します。変更していない箇所まで再確認をお願いするのか、一部だけ見てもらうのかを決めます。修正内容を自分で確認できていないなら、完了した版として案内しません。

版を識別できる名前にする

例えば「確認票_改訂版」のような名前だけでは、さらに修正したときに区別が難しくなります。日付や版番号など、運用で決めた識別子を使います。個人名や取引先名を入れなくても識別できる構成を選びます。

変更一覧の例

架空の例です。表の項目は実際の差分から書き、確認していない変更を追加しません。誤記訂正と条件変更は意味が違うため、まとめて「軽微な修正」と呼ばないようにします。

再送文の型

［資料名・版］を修正したため、再送いたします。
主な変更点は［箇所と内容］です。
今回ご確認いただきたい範囲は［対象］です。
旧版の扱いは［合意済みの取扱い］でお願いいたします。

旧版を削除してよいか分からなければ、削除を求めません。保存が必要な記録や進行中の確認がないか、運用を先に確認します。

共有場所も照合する

添付だけ更新して、共有場所には旧版が残ることがあります。どの場所を正式な参照先とするかを明記し、閲覧権限とリンク先を確認します。別の人が編集している最中なら、上書き前に変更の競合を確認します。

再送後の記録

送った版、送付先の範囲、返答が必要な項目を残します。返答がない状態を承認済みとしません。確認待ちの管理と更新版を確かめる考え方も参考にしてください

複数の修正版がある場合

架空の例として、構成を直した候補と数値を直した候補が別々にある場合、後に保存したファイルが全修正を含むとは限りません。採用する版へ必要な変更がそろっているかを照合します。保存日時だけで最新と判断せず、今回の変更一覧と一致するものを参照先として示します。
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