表計算の転記作業を自動化する前に、列と例外を整理する

表計算の作業を自動化したいとき、いきなり「このファイルを整えて」と頼むと、列の意味や例外が伝わらず、期待と違う結果になることがあります。私が業務用の表を整理するときに重視しているのは、先に入力・出力・例外のルールを言葉にすることです。

列の意味を説明する

同じ数字でも数量なのか金額なのか、空欄が未入力なのか対象外なのかは、列名だけでは分からないことがあります。各列の意味、形式、出力先をまとめます。実データを使わず、架空の値でルールを説明できます。

通常と例外を分ける

通常の行だけで試すと、重複、在庫ゼロ、空欄、表記ゆれなどを後から処理し直すことがあります。私は、処理する行、除外する行、人が確認する行に分けて考えます。

この架空データを指定した列順に並べ替えてください。重複は残し、数量がゼロの行は除外してください。判断に必要な情報がない行は削除せず、確認対象に分けてください。

少数行で照合する

全件処理の前に、通常・重複・空欄・ゼロ・表記違いを含む少数行で確認します。処理前後の件数や合計を比べると、取りこぼしに気づきやすくなります。

人が判断する範囲を残す

列の並べ替えや形式統一は自動化しやすい一方、条件判断や曖昧な行の処理は人の確認が必要なことがあります。全工程を一気に自動化せず、戻れる単位で作ります。

まとめ

自動化の精度は、指示文の長さだけでなく、データの意味と例外の整理に左右されます。実データや社内情報を入力せず、架空データで小さく検証してから範囲を広げましょう。